🧾 "เลขที่ใบเสร็จ" สะดุด...ทำยังไงดี?

ในบทความที่แล้ว เราได้พูดถึงความสำคัญของใบเสร็จรับเงินตามกฎหมายไทยไปแล้ว แต่ในทางปฏิบัติจริง ผู้ประกอบการมักเจอปัญหาที่จุกจิกกว่านั้น เช่น ออกเลขที่เอกสารซ้ำ, ลูกค้าขอเปลี่ยนวันที่, หรือต้องยกเลิกบิลกะทันหัน

ปัญหาเหล่านี้ไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวก แต่ส่งผลโดยตรงต่อการตรวจสอบบัญชีและกรมสรรพากร Doctpoint ขอนำเสนอแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง 3 ข้อที่สำคัญที่สุดครับ

🔢 1. การ Run เลขที่ใบเสร็จ (Running Number)

หัวใจของการออกเอกสารคือ **"ความต่อเนื่องและตรวจสอบย้อนกลับได้"** ครับ กรมสรรพากรต้องการเห็นเอกสารทุกใบเรียงลำดับกันโดยไม่มีช่องโหว่

• ✔️ ต้องเรียงลำดับ: เช่น `RE-0001`, `RE-0002`, `RE-0003`... ไปเรื่อยๆ
• ✔️ ห้ามข้าม ห้ามซ้ำ: การใช้ Excel หรือเขียนบิลมือมักเกิดปัญหานี้บ่อยครั้ง ซึ่งเป็นจุดแรกที่ผู้ตรวจสอบบัญชีจะสังเกตเห็น
• ✔️ ขึ้นปีใหม่ควรทำอย่างไร?: คุณสามารถเลือกได้ 2 แบบ คือ 1) รันต่อไปเรื่อยๆ (เช่น ...`RE-0500`, `RE-0501`...) หรือ 2) เริ่มนับใหม่โดยมีปีคั่น (เช่น `RE23-0500` และเริ่มใหม่เป็น `RE24-0001`) ทั้งสองแบบถูกต้อง แต่แบบที่ 2 เป็นที่นิยมกว่าเพราะช่วยแบ่งเอกสารตามปีได้ชัดเจน

🗓️ 2. "ขอเปลี่ยนวันที่" ในใบเสร็จ ทำได้หรือไม่?

นี่คือปัญหาคลาสสิก โดยเฉพาะช่วงสิ้นเดือน ลูกค้าอาจโอนเงินมาวันที่ 31 ตุลาคม แต่ขอให้ลงวันที่ในใบเสร็จเป็น 1 พฤศจิกายน เพื่อนำไปเบิกในรอบบัญชีถัดไป

การลงวันที่ไม่ตรงกับวันที่รับเงินจริง ถือว่า "ไม่ถูกต้อง" ตามหลักการบัญชีและภาษี เพราะทำให้การรับรู้รายได้ของบริษัท (ผู้ขาย) ผิดเดือน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ. 30) และงบการเงิน

ทางแก้: หากผู้รับเงิน (ผู้ขาย) ยังไม่ได้ยื่นภาษีของเดือนนั้นๆ และเป็นการตกลงกันทางธุรกิจ ก็อาจพออนุโลมได้ แต่ทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือ ยึดวันที่ได้รับเงินจริงเป็นหลัก หากมีการพิมพ์วันที่ผิดพลาดจริงๆ ควรดำเนินการ "ยกเลิก" เอกสารแล้วออกใหม่ (ตามข้อ 3) ไม่ใช่การ "แก้ไข" วันที่ในเอกสารเดิม

❌ 3. ออกใบเสร็จผิด... "ห้ามลบ" แล้วต้องทำอย่างไร?

เมื่อออกเอกสารผิดพลาด เช่น พิมพ์ชื่อลูกค้าผิด, ใส่จำนวนเงินผิด หรือลูกค้ายกเลิก สิ่งที่ร้ายแรงที่สุดคือการ "ลบ" เอกสารนั้นทิ้งจากระบบ เพราะจะทำให้เลขที่เอกสาร (Running Number) ในข้อ 1 เกิดช่องโหว่ทันที (เช่น `RE-0001`, `RE-0002`, (หายไป), `RE-0004`) นี่คือจุดที่กรมสรรพากรจะเพ่งเล็งเป็นพิเศษ

วิธีปฏิบัติที่ถูกต้อง (Cancel & Re-issue):

• 1. คงเอกสารเดิมไว้: ห้ามลบเอกสารฉบับที่ผิด (`RE-0003`)
• 2. ประทับตรายกเลิก: ทำเครื่องหมาย "ยกเลิก" (Canceled) บนเอกสารนั้น และควรบันทึกเหตุผล (Note) ไว้สั้นๆ ว่า "ยกเลิกเนื่องจาก..."
• 3. ออกฉบับใหม่: ออกเอกสารฉบับที่ถูกต้องด้วยเลขที่ใหม่ (`RE-0004`)

กรณีใบกำกับภาษี (VAT): หากคุณออก "ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน" และได้ยื่นภาษีของเดือนนั้นไปแล้ว การยกเลิกจะซับซ้อนกว่า โดยทั่วไปจะต้องออก "ใบลดหนี้" (Credit Note) เพื่อลดยอดขายเดิม และอาจจะต้องออกใบกำกับภาษีใหม่ที่ถูกต้องควบคู่กันไป

📚 แหล่งอ้างอิง (References)

แนวทางปฏิบัติในบทความนี้ อ้างอิงตามระเบียบและคำสั่งของกรมสรรพากร เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการเอกสารของคุณสอดคล้องกับหลักการทางบัญชีและภาษี:

• ประมวลรัษฎากร มาตรา 78:
  ว่าด้วยจุดความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (Tax Point)(อ้างอิงในข้อ 2: เป็นที่มาว่า "วันที่" ในเอกสารต้องยึดตามวันที่เกิดเหตุการณ์ทางภาษี เช่น วันที่รับชำระเงินหรือวันที่ส่งมอบสินค้า)
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/9 และ 86/10:
  ว่าด้วยใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) และใบลดหนี้ (Credit Note)(อ้างอิงในข้อ 3: เป็นวิธีปฏิบัติที่ถูกต้องตามกฎหมายเมื่อต้องการ "ยกเลิก" หรือ "แก้ไข" ยอดเงินในใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้ว)